Prioritetsprioritering er en nøkkelkomponent i smidig produktutvikling. Det kan imidlertid bli overveldende når det er flere interessenter: De gjør alle forespørsler uavhengige av hverandre og asynkront, mens produktsjefen tilbringer lange timer på en-til-en-møter og forhandler med dem om hvilke ting som vil gjøre det til neste sprint. Resultatet er ofte bortkastet tid og ressurser.

For å bygge bro over denne divisjonen og spare tid, er den beste løsningen et prioriteringsverksted som gjør det mulig for dem å komme til enighet om den relative prioriteten til deres forespørsler. I denne intensive sesjonen kan alle interessentene samarbeide om å bli enige om en plan som viser veien videre.

Problemet

La oss vurdere et vanlig scenario. Et selskaps produktteam befant seg i en problematisk situasjon med selskapets flaggskipprodukt. Utviklingsteamet og arkitektene hadde satt et utfordrende mål å flytte produktet til en skybasert plattform. Fremgangen gikk imidlertid veldig sakte fordi utviklere var opptatt med forbedringer av produktfunksjoner og feilrettinger. Det var mye teknisk gjeld å betale ned, noe som kvelte lagets evne til å gjøre forbedringer og fortsette med sine planlagte spurter. Samtidig fortsatte interessentene, som alle var kontoadministratorer og jobbet direkte med sluttbrukere, å be om forbedringer av funksjonene for å tilfredsstille kundene de representerte. Selv om interessenter var klar over at utviklingsteamet bare hentet gjenstander fra etterslaget da de ble tilgjengelige, følte interessenter seg fortsatt forlatt og ignorert. Ledetiden var høy for enhver forespørsel som ikke var en nødsituasjon, og brannslukking var altfor vanlig. På toppen av det var interessenters forespørsler regelmessig i konflikt.

Interessenter var ulykkelige og følte at deres forespørsler for det meste gikk inn i et svart hull. Kundene deres var frustrerte over hvor lang tid det tok å adressere enkle feilrapporter og for at de etterspurte forbedringene skulle leveres. Som et resultat følte utviklingsteamet at det ble trukket i mange retninger og rett og slett ikke kunne gjøre de tekniske forbedringene for å muliggjøre en raskere syklus og ledetid for å holde tritt med interessentens og brukernes behov. Utviklingsteamet trengte veiledning om hvor man kunne fokusere energien, hvordan man kunne balansere teknisk gjeld mot nye forespørsler, og hvordan man kunne prioritere arbeidet.

Produkteieren bestemte seg for å sette alle i ett rom og se hva som skjedde.

Selger verkstedet til interessenter

Det første trinnet er å få innkjøp fra interessentene. I dette tilfellet henvendte produkteieren seg til interessentlederen og forklarte fordelene med den foreslåtte workshopen. Han kommuniserte at målet var å prioritere etterslepspostene i en rekkefølge som alle interessenter kunne bli enige om. Dette var salgsargumentene:

• Sparer tid
• Kjøresamarbeid
• Justere kommunikasjon slik at alle hører den samme informasjonen og etterlater en felles forståelse av hva utviklingsteamet skal levere videre
• Gi interessenter et forum der de kan snakke og bli hørt

Å gi interessenter et strukturert, tilrettelagt forum der de kan uttrykke sine behov og tilpasse seg hverandre, styrker dem og gir dem en bedre forståelse av hele det som går med til å bygge et flott produkt. I mitt eget arbeid fant jeg ut at interessentene mine var langt mer sannsynlig å varsle meg om en forespørsel, gi detaljer og svare på spørsmålene mine etter at jeg var vert for flere prioriteringsverksteder for produktetterslep.

Hvordan drive en workshop

Workshopens evne til å nå sine mål påvirkes sterkt av hvem som er i rommet. Sørg for at du inviterer alle relevante eksperter:

• Viktige interessenter i produktet: kontoadministratorer, kontodirektør, kundeserviceleder, etc.
• Produktsjef (eller produkteier)
• Scrum master
• Fageksperter

Sørg for å sende ut en detaljert agenda på forhånd og forklare hva som vil bli diskutert og når. Dette vil gi interessentene muligheten til å stille spørsmål eller komme med forslag på forhånd og holde alle fokuserte under møtet.

Hvordan forberede rommet

Før deltakerne ankommer, må du forberede møterommet slik at deltakerne kan dykke rett inn i workshopøvelsene. Først må du presentere produktetterslep gjenstander på veggen - skriv ut forsendelseselementene eller skriv dem ned på indekskort.

Disse kortene representerer funksjonene og forbedringene som teamet ditt planlegger å implementere i nær fremtid. Tape dem på møteromets vegg og ordne dem i gjeldende etterslagsrekkefølge - fra høyeste prioritet i den ene enden til den laveste prioriteten i den andre. Vær forberedt på å vise mer detaljerte forespørselsbeskrivelser og tilleggsdetaljer på projektoren eller TV-skjermen.

Roller av deltakere

De Produktsjef er hovedfasilitator for øvelsene, overvåker tiden og veileder prioritering ved å gi sammenheng fra produktvisjonen. Produktledere bør unngå å bli involvert i diskusjonene og la interessentene drive prioritering. Etter at interessentene er enige om en beslutning, kan en produktsjef fremdeles flytte etterslagsvarer etter behov for å imøtekomme andre prioriteringer som oppstår over tid. Produktledere beholder sin beslutningskraft over etterslepet, men denne øvelsen hjelper dem med å samle informasjon for å ta fremtidige prioritetsbeslutninger.

Hvis en scrummester deltar på workshopen, kan du be dem om å merke deltakernes tilbakemeldinger på selve øvelsen mens du legger til rette for arrangementet - det vil være nyttig for fremtidige forbedringer. Fageksperter deltar i workshopen for å gi sammenheng og tilleggsinformasjon til interessenter.

Hvordan legge til rette for prioritering

Prioritering kan håndteres i to trinn.

I den første prioriteringsfasen, oppfordre deltakerne til å bestemme hvilke ting som ikke er kritiske. Hvis du legger elementene med lav prioritet til side, kan gruppen bruke verdifull tid på varer med høyere prioritet. Hvis det fremdeles ikke er enighet, bør en produktsjef foreslå å sette varen til side for en mer inngående diskusjon.

I løpet av det andre prioriteringsfasen er en god metode for å hjelpe mennesker med å komme til enighet å bruke Effort Impact Matrix - et enkelt, men kraftig verktøy for å legge til rette for en gruppesamtale som tydeliggjør prioriteringer. Elementer som krever lavest innsats for å få størst innvirkning, stiger til toppen av listen, og gjenstander som krever større innsats, men som har lavere innvirkning, synker til bunns. Du kan finne flere varianter av denne teknikken og hvordan du kan forbedre det .

Hvis interessenter fortsetter å flytte en etterslagsartikkel frem og tilbake uten konsensus, bør produktsjefen ha det siste ordet om prioriteten.

Innen møtet avsluttes, bør produktsjefen sjekke inn med deltakerne og be om deres endelige tanker. Etter at de har gått, må du sørge for å nummerere eller kode de avtalte forespørslene, slik at du enkelt kan overføre dem til produktbehandlingsverktøyet for produktadministrasjon - start med en som høyeste prioritet.

Forbedre workshopen kontinuerlig

Produktet backlog workshop bør være et vanlig møte i din Scrum syklus, og det kan passe inn i et Kanban team seremonier. Hvis du kan gjennomføre denne øvelsen midt på sprinten i en Scrum-syklus, vil du motta interessenters prioriteringer før sprintplanlegging. For et Kanban-team kan workshopen gjennomføres ukentlig eller i hvilken tråkkfrekvens som er best for å omstille et veikart for å prioritere Kanban-listen.

For teamet mitt var det tilstrekkelig å ha en prioriteringsverksted hver tredje uke for å oppdatere etterslepets prioriteringer. Å finne riktig tråkkfrekvens er avgjørende for suksessen til workshopen - sørg for at du finner den fine linjen mellom deltakernes behov og den faktiske etterspørselen. Sjekk inn regelmessig med deltakerne om den nåværende frekvensen oppfyller deres behov.

Lag også en kanal for deltakerne for å gi tilbakemelding på workshopen. Det er nyttig å ha en dedikert person til å ta notater om fremtidige forbedringer av workshopen - en scrummester kan fylle denne rollen perfekt. Dokumenter verkstedets forbedringer for å vise ditt engasjement for å oppnå en jevnere opplevelse.

Regelmessig å bruke en egen workshop for etterslagsprioritering kan være til nytte for et selskap på flere forskjellige nivåer. Produktsjefer kan bruke tiden og ressursene mer effektivt og effektivt. Bedriften kan være mer smidig og oppnå bedre resultater raskere. Å be interessenter om å delta tidlig kan være et utrolig kraftig verktøy for å få støtte for produktinitiativer og få verdifull tilbakemelding. Ledere kan også bruke denne workshopen til å evaluere prioriteringer på et taktisk og strategisk nivå for å fremme ansattes tilpasning til selskapets mål, teamprosesser og generelle kommunikasjon.

Forstå det grunnleggende

Hva er forskjellen mellom etterslep og sprint?

Forskjellen mellom et produktetterslep og et sprintetterslep er hvor viktig det er å implementere dem: Sprintforsinkelsen brukes av Scrum-teamet til å utvikle de mest presserende varene i de kommende sprintene, mens produktetterslepet er en langsiktig mester liste over funksjoner, hvorav noen kanskje aldri kommer til implementeringsfasen.

Hvorfor er et produktetterslep viktig?

Et produktetterslep er viktig fordi det inneholder alle produktets potensielle funksjoner på ett sted slik at utviklingsteamet kan se dem; den kan også brukes til å stille forventningene til produktinteressenter.

Hvem skaper et etterslep?

Produktsjefen er ansvarlig for å opprette, prioritere og opprettholde et produktetterslep. Forespørsler om etterslagsvarer kommer fra forskjellige kilder: salg, QA-teamet, kundestøtte og produktinteressenter.

Hvem prioriterer et etterslep?

En produktsjef prioriterer etterslepet og definerer produktretningen. Det er mange kilder for etterspørselsforespørsler, men ofte kommer de fra produktinteressenter. Produktsjefer må finne enighet blant interessenter med noen ganger motstridende forespørsler, og en workshop med etterslagsprioritering er den beste måten å gjøre det på.

Hva er et godt produktetterslep?

Et godt produktetterslep er en velprioritert plan som omdanner en visjon på høyt nivå til arbeidsdetaljene for å lage et produkt.