For syv år siden, da jeg først begynte i et privat investeringsselskap, fikk jeg i oppgave å lage en økonomisk modell for et greenfield-prosjekt. Resultatene av den økonomiske modellen skulle presenteres for ledere og aksjonærer - første gang for meg å gjøre noe sånt.

Med bakgrunn i en revisjonsbakgrunn opprettet jeg en detaljert sammendragside som viser nesten alle forutsetningene, fullstendig resultatregnskap, balanse og kontantstrømmer, diagrammer og grafer for hver regnskapslinjepost og alle slags forklaringer. Da jeg presenterte det for lederne, kunne jeg ane forvirringen deres. De prøvde å forstå begrunnelsen bak hver informasjon som ble presentert på sammendragssiden. Prosessen viste seg å være veldig ineffektiv og tidkrevende for alle.

Den dagen lærte jeg at en god økonomisk modell er som et godt møbel - selv om tømreren bruker mye tid på å perfeksjonere hver detalj, så ser og setter kunden bare sluttproduktet. Bare svært få kunder ønsker å se prosessen i detalj. Disse kundene pleier også å be om og undersøke slike detaljer selv. Det samme gjelder økonomiske modeller. Selv når en konsulent bruker mye tid på å lage modellen og analysen, bør vi dempe ønsket om å vise all den innsatsen vi legger ned i arbeidet vårt. Vi bør heller legge vekt på viktige høydepunkter fra tidligere ytelse og fremtidige prognoser for å gjøre beslutningsprosessen enklere for brukerne.

Fra min profesjonelle erfaring med å gjøre feil og finne løsninger, har jeg identifisert noen tilgjengelige måter å bruke økonomisk datavisualisering som vil gjøre modeller lettere å forstå.

Forstå formålet med modellen

Utgangspunktet for å bygge en sunn økonomisk modell er å forstå formålet ved å svare på følgende spørsmål:

1. Hvem skal bruke den økonomiske modellen? Hvem er publikum, hva er nivået på deres tekniske kunnskap om Excel og selve emnet osv.?
2. Hva forventes brukeren når han bruker eller stoler på den økonomiske modellen?
3. Hvordan vil modellen hjelpe den definerte brukeren med å ta den ønskede avgjørelsen? Hvilket resultat eller KPI leter brukeren etter (f.eks. IRR, NPV, salgsvolum osv.)?

1) Hvem?

Typer og kompleksitet av økonomiske modeller varierer betydelig fra ”baksiden av konvolutten” til komplekse økonomiske modeller som beregner svært nøyaktig fremtidig ytelse, synergieffekter, stordriftsfordeler osv. Type brukere av finansmodeller kan også være ganske forskjellige - fra Excel-guru analyserer din økonomiske modell for å presentere funnene for sine overordnede, for kolleger fra andre avdelinger som ikke har økonomisk bakgrunn. Alberto Mihelcic Bazzana tilbyr tips og detaljert veiledning om hvordan man bygger økonomiske modeller i sine artikkel om avansert finansiell modellering beste praksis og forklarer de forskjellige typene modeller. Å forstå hvem brukeren av den økonomiske modellen er, vil bidra til å gjøre modellen brukervennlig, som er dens endelige mål.

2) Hva?

Finansielle modeller kan brukes til å ta beslutninger om å gi finansiering eller investering, legge til eller fjerne produktlinjer, komme inn på nye markeder, eller enklere, verdsette eiendeler eller investeringer ved hjelp av DCF-metoden. I de fleste tilfeller brukes modellene til å ta noen form for økonomisk og / eller strategisk beslutning, men noen ganger også for å planlegge kortsiktige og taktiske trinn eller til og med forstå driftskapitalvolumet under forskjellige omstendigheter eller scenarier. Spesialisten som utarbeider den økonomiske modellen, bør huske på hva beslutningstakeren prøver å oppnå eller løse ved hjelp av modellen. Av denne grunn er økonomisk datavisualisering avgjørende.

3) Hvordan?

Nå som det er klart hvem som skal bruke modellen og hva brukeren forventer å oppnå med den, bør konsulenten forstå hvordan modellen kan hjelpe. Du bør forstå hva de kritiske forutsetningene er eller hvilke funn som påvirker beslutningsprosessen. Er det en spesifikk KPI som er spesielt viktig for beslutningstaking? Er det kritiske forutsetninger som vil påvirke det endelige resultatet? Denne forståelsen vil hjelpe konsulenten med å trekke brukerens oppmerksomhet til de riktige delene av modellen, som igjen sparer brukeren 'søketid' og gir en kritisk vurdering av prosjektet.

Gjør brukerens oppmerksomhet mot Hvordan En del av modellen

For å oppsummere den økonomiske modellen på en måte som gjør det mulig for brukeren å fokusere på de viktigste forutsetningene og funnene, er den beste fremgangsmåten å bruke en egen sammendragsside eller dashbord. Oppsummeringssiden skal tilby en logisk sekvens, men ikke som en rapport eller et notat som gir en forklaring ved bruk av setninger og avsnitt. Andre teknikker bør brukes for å veilede leseren og hjelpe dem med å forstå årsakene og effektene.

I boken hennes Historiefortelling med data , Cole Knaflic forklarer i detalj hvordan man kan fokusere publikums oppmerksomhet ved hjelp av visuelle ledetråder. Blant andre teknikker foreslår Knaflic å bruke Gestalt Principles of Visual Perception 'Når det gjelder å identifisere hvilke elementer i bildene våre som er signal (informasjonen vi vil kommunisere) og hvilke som kan være støy (rot).' Grunnlagt tidlig på 1900-tallet, Gestalt School of Psychology først foreslått “prinsippene for gruppering” - en teori som antyder at den menneskelige hjerne har en tendens til å forenkle sin oppfatning av omgivelsene. Den ytre stimulansen / gjenstanden oppfattes som en helhet snarere enn en kombinasjon av dens komponenter. Følgende prinsipper for gruppering er nyttige å vurdere når du lager sammendragssiden: nærhet, likhet, nedleggelse, felles skjebne, kontinuitet. Cameron Chapman gir en god forklaring på disse prinsippene i henne blogg innlegg forklare Gestalt-prinsippene for design.

Gestalt-prinsipper

Vi vil illustrere disse prinsippene med noen få eksempler (dataene som brukes i grafene og tabellene er kun for demonstrasjonsformål):

Nærhet og likhet

Diagrammet sammenligner salgsselskapet med konkurrentene. Salget er gruppert basert på forskjellige produktkategorier. To prinsipper ble brukt for å gjøre diagrammet lettere å lese og forstå: nærhet og likhet.

• Nærhet : 'Nærhetsloven antyder at gjenstander nær hverandre har en tendens til å bli sett på som en gruppe.' Ettersom salg av lignende produkter vises nær hverandre, forstår leseren at de er i slekt.
• Likheten : Loven om likhet sier at mennesker har en tendens til å 'gruppere lignende ting sammen.' Ettersom salg av målfirmaet er gitt med samme bedriftsfarge for forskjellige typer produkter, blir det åpenbart at disse på en eller annen måte henger sammen og tilhører en helhet.

Kontinuitet og felles skjebne

Å illustrere forholdet mellom faktiske og forventede tall kan være et nyttig verktøy for beslutningstakere. Kontinuitet og felles skjebne er Gestalt-prinsipper som kan bidra til å vise et slikt forhold. Gestalt-prinsippet om kontinuitet forklarer at 'punkter som er forbundet med rette eller buede linjer blir sett på en måte som følger den jevneste banen.'

En stiplet linje ble brukt for å vise fremskrivninger av selskapets salg og skille fremtidige budsjetter fra faktiske historiske tall. Selv om det er plass mellom linjene, oppfatter leseren det som en helhet.

Prinsippet om felles skjebne sier 'at folk vil gruppere sammen ting som peker på eller beveger seg i samme retning.' I dette tilfellet klarer selskapet å holde bruttomarginen mellom 50% og 55%. Salgsinntekter og bruttofortjeneste beveger seg dermed i samme retning. Det er lettere for leseren å oppfatte og forstå en slik sammenheng.

Lukking

I følge Gestalt-prinsippet om lukking, 'hvis noe mangler i en ellers komplett figur,' har mennesker en tendens til å legge det mentalt til. Diagrammet nedenfor gjør det lettere å forstå det totale salgsvolumet, bruttofortjenesten og nettoresultatet for den siste perioden. Selv om det bare viser bruttofortjeneste og nettofortjeneste, kan leseren 'forestille seg' at salgsområdediagrammet starter fra nullpunktet og fortsetter over.

Det er ikke nødvendig å alltid bruke grafer og diagrammer for å illustrere forventede resultater eller viktige forutsetninger i den økonomiske modellen. Noen ganger (oftere enn du kanskje tror), er det bedre å bruke en enkel tabell med betinget formatering, eller til og med en enkelt uthevet celle.

Disse tabellene gir en sensitivitetsanalyse av hotellets salgsvolum for stabiliseringsåret (i dette tilfellet år 4 siden driftsstart). Sensitivitetsanalysen bygger på to variabler: belegg og ADR (gjennomsnittlig daglig rate). Ledelsesmålet er å oppnå salg mellom $ 8m og $ 9m. Ved å bare trekke en linje for målsalgstallene, kan leseren enkelt navigere gjennom tabellen og forstå hva som er de viktigste driverne for dette målet.

Dos and Don'ts

Det er noen få enkle ruter å sjekke for å gjøre den økonomiske modellen og visualiseringen enkel å navigere og forstå:

• Ta alltid med innholdsfortegnelsen eller forsiden med den relevante forklaringen. En forside hjelper brukeren til å forstå strukturen til den økonomiske modellen. De kan enkelt forstå hvilken fane de skal henvise til for spesifikk informasjon (for eksempel forutsetninger, detaljerte beregninger av finansieringen eller andre drivere, anslått regnskap, sammendragsside osv.). Tegnforklaringen skal spesifisere enhetene modellen hovedsakelig presenteres i (tusenvis, millioner, USD, EUR osv.) Og logikken bak bruk av forskjellige skriftfarger, cellefyll, rammer eller andre markeringer.

• Når du har en legende på plass (og selv om du bestemmer deg for ikke å ha den), må du være konsekvent med bruk av format, farger, justeringer, enheter og andre detaljer i hele modellen. Formateringsregelen kan også gjelde for diagrammer og grafer i modellen, men om nødvendig, bør du opprette en egen forklaring for hvert diagram eller diagram.
• Ikke misbruk grafene, for eksempel ved å fjerne 0-punkts kryssakse eller manipulere akseområdet.

Disse kartene representerer de samme tallene - hotellbeløpstrend de siste 10 årene - men diagrammet til høyre har en modifisert vertikal akse. Den vertikale aksen viser området mellom 45% og 75%. Som et resultat av denne modifikasjonen viser diagrammet en bratt økning fra og med 2016. Faktisk er økningen fra år til år i denne perioden 2-3% (som også er et godt resultat!). Ved å fjerne 0% aksepunktet er bildet noe forvrengt. Hvis vi bruker mer ansvarlig formatering, blir det åpenbart at trenden er mer 'stabil' enn 'økende.' Av samme grunner, unngå å bruke 3D-diagrammer. Å se på 3D-diagrammer, spesielt med perspektiv, gjør det ofte vanskelig å se den virkelige sammenhengen mellom flere datasett.

• Bruk farger sparsomt og konsekvent i diagrammer og grafer. Du bør huske at formålet med diagrammet er å trekke brukerens oppmerksomhet til en bestemt del. I stedet for å ha hele spekteret av regnbuefarger, prøv å skille bakgrunnsinformasjon fra hovedbudskapet. Som Knaflic uttrykker det, “Fremheve de viktige tingene, eliminere distraksjoner, og skape et klart informasjonshierarki” . Det er også viktig å bruke samme farge og format til samme formål og være konsekvent - for eksempel hvis du bestemmer deg for å vise historisk salg med en oransje linje og projeksjoner med en stiplet blå linje, bruk de samme fargene for å illustrere også andre data. Dette prinsippet ble brukt mens du opprettet grafene som ble brukt gjennom hele artikkelen. Fremtidige fremskrivninger er presentert med en stiplet linje, uviktige data er gitt i grått på kartene, og bedriftens blå og grønne brukes til å trekke lesernes oppmerksomhet til høyre del av kartene, mens teksten i alle kartene har samme format, størrelse og farge.

• Ta hensyn til at forskjellige farger har forskjellige betydninger i forskjellige kulturer og situasjoner. Undersøk organisasjonens kultur. Hvis mulig, bruk bedriftsfarger.

Søylen for de beste metodene for datavisualisering i økonomiske modeller er å lage modeller og grafer med hensikten i tankene. Forstå av hvem, hva for og hvordan modellen og visualiseringen skal brukes. Husk alltid å skyve irrelevant informasjon til bakgrunnen og understreke bare de viktige delene av modellen. Du kan lage et kraftig verktøy for å gjøre brukeren oppmerksom på de rette problemene og hjelpe dem med å stille de riktige spørsmålene og ta den rette avgjørelsen. Å gi riktig retning til prosessen er en mye bedre følelse enn å bare vise hvor mye tid og krefter som ble brukt på å forberede dette verktøyet. Av denne grunn er det viktig å benytte økonomiske datavisualiseringsteknikker.

Forstå det grunnleggende

Hva gjør en god økonomisk modell?

Utgangspunktet for å bygge en sunn økonomisk modell er å forstå formålet ved å svare på følgende spørsmål:

Hvorfor er datavisualisering viktig?

Forstå hvordan modellen og visualiseringen skal brukes. Skyv irrelevant informasjon til bakgrunnen og legg bare vekt på viktige deler av modellen. Du kan lage et kraftig verktøy for å gjøre brukeren oppmerksom på de rette problemene og hjelpe dem med å stille de riktige spørsmålene og ta den rette avgjørelsen.

Hva er datavisualiseringsteknikker?

Gestalt Principles of Visual Perception kan brukes til datavisualisering 'når det gjelder å identifisere hvilke elementer i bildene våre som er signal (informasjonen vi ønsker å kommunisere) og hvilke som kan være støy (rot).' Følgende prinsipper er nyttige å vurdere når du lager sammendragsiden: nærhet, likhet, nedleggelse, felles skjebne, kontinuitet.