Introduksjon

Gjennom hele karrieren har jeg ofte funnet at beregningene for finansiell rapportering og resultatstyring er skjevt mot resultatregnskapet med mindre fokus på balanse og kontantstrømoppstilling. I denne artikkelen vil jeg dele tankene mine om:

• Betydningen av kontanthåndtering.
• Noen viktige beregninger for arbeidskapital hvis trender kan analyseres for å forutsi potensielle fremtidige kontantproblemer.
• Beste praksis for kontanthåndtering fra min egen karriere.

Gjennom deres forståelse av balansen, Finansdirektører og økonomiteam kan gi et selskap en enorm verdi ved å gi bedre synlighet til kontantstrømoppstillingen og sikre at de riktige kontantberegningene er på plass.

Hvorfor er kontanthåndtering viktig?

Kontantstrøm er uten tvil den mest avgjørende økonomiske beregningen et selskap bør fokusere på, og positiv kontantstrøm er avgjørende for å vokse og opprettholde en virksomhet.

Kontanter (eller mangel på disse) blir ofte fremhevet som en av de viktigste årsakene til at oppstart mislykkes.

Topp 20 grunner til at oppstart mislykkes

Selvfølgelig er det ofte et symptom på et annet problem å gå tom for penger, men det forsterker forestillingen om at et kritisk element i forretningsplanen må være en kontantvarsel.

Veletablerte selskaper mister også sin vei når det gjelder å administrere kontanter. Selv General Electric (GE) har hatt mange problemer nylig, en hvorav var penger .

Handlinger og teknikker for kontanthåndtering

Etter å ha etablert viktigheten av kontanthåndtering i en virksomhet, hva er trinnene som bør tas? Basert på min erfaring fra å jobbe i mange forskjellige bransjer, fra kortsyklusforbrukerprodukter til lengre syklus energi og gruveindustri, er her mine foreslåtte tiltak som bør være relevante for enhver virksomhet - store eller små, unge eller modne.

Sørg for at virksomheten din analyserer kontanter og produserer en prognose ukentlig eller månedlig (“ Hvorfor hver bedrift bør bygge ukentlige prognoser for kontantstrøm ”). Som jeg fremhevet i begynnelsen av artikkelen, kan kontantrapportering og prognoser variere i detalj, men det er viktig å forstå forskjellene mellom et selskaps fortjeneste og kontantstrøm. Det er gode grunner til at overskudd kan være større enn kontanter - et ungt, voksende selskap vil konsumere kontanter og til og med en mer etablert virksomhet trenger kapitalinvesteringer gjennom konjunktursyklusen - men over tid bør overskudd tilsvare kontanter. Hvis dette ikke er tilfelle, setter det spørsmålstegn ved kontanthåndteringsteknikkene til virksomheten, eller verre, indikerer muligens altfor aggressive regnskapsteknikker. En god forståelse av kontantstrømoppstillingen til selskapet bør muliggjøre analyse av grunnårsaker og tiltak.

Jeg vil skissere de viktigste strategiske hensynene nedenfor:

1. Innfør relevante arbeidskapitalberegninger i virksomheten din og sørg for at de er innebygd i hele organisasjonen . Altfor ofte har jeg sett at disse beregningene er en del av en finansiell rapport uten å være en viktig ytelsesmåling for kommersielle team og driftsteam. Kontanthåndtering er ikke bare økonomiteamets ansvar. Når det gjelder forfalte fordringer, for eksempel, vil jeg hevde at salgssjefen er den som er best i stand til å ha den 'vanskelige' samtalen med kunden angående betaling, men likevel faller det ofte hos en kontofordringsansvarlig å utføre den oppgaven. De beste forsinkede resultatene fra kommersielle og økonomiske team som samarbeider om å løse problemet. Det hjelper også hvis et element i den variable kompensasjonen til kommersielle team er knyttet til ytelse på fordringer. Lager skal også være en viktig ytelsesmåling for produksjons- og forsyningskjedeteam.
2. Unngå å bruke leverandørene dine som et bankanlegg . Jeg har ennå ikke nevnt leverandørgjeld, som er det andre nøkkelelementet i arbeidskapital etter fordringer og varelager, men det er likevel spaken som ofte brukes av selskaper for å håndtere kontanter. Mange bedrifter slutter rett og slett å betale leverandører i forkant av en viktig milepæl for finansiell rapportering, for eksempel kvartalsslutt eller årsskiftet. Dette hjelper sjelden med å bygge langsiktige partnerskap med leverandører, og i mange land blir det innført lovgivning for å sikre at leverandører blir behandlet mer rettferdig. Hvis en leverandørbetaling er viktig, så forhandle om en engangshendelse (og kanskje gjengjeld ved å godta å betale en leverandør tidlig på en kritisk milepæl for dem). Utvidede betalingsbetingelser for leverandører er ofte et tegn på et selskap i trøbbel. Carillion, det britiske byggefirmaet som gikk tom for kontanter og kollapset i fjor, hadde mange problemer, men et advarselsskilt var at leverandører hadde klaget over at de ble gjort til vent 120 dager på å bli betalt , doble de avtalte vilkårene.
3. Evaluer alternativene for finansiering av arbeidskapital . Lønnsomme selskaper som utvider seg raskt, kan oppleve at de trenger finansiering for å støtte denne veksten. Banker og andre finansinstitusjoner tilbyr finansieringspakker for arbeidskapital, men de pleier å være relativt dyre og bare betraktet som kortsiktige. En mer spesifikk type finansiering av arbeidskapital, og en som jeg har brukt tidligere, er fordringer factoring. Kundefordringsfinansieringsselskaper forskyver vanligvis selskaper 70 til 90 prosent av verdien av deres utestående fakturaer. Faktorselskapet krever inn gjeld og betaler det opprinnelige selskapet eventuelle gjenværende beløp utover finansieringsbeløpet minus et faktureringsgebyr. Gebyret som belastes, vil avhenge av en rekke faktorer, for eksempel kredittvurderingen til kundene i fordringsbalansen, fordringens alder, og om factoring er regress eller ikke-regress (hvor standardrisiko overføres til fabrikkselskapet).
4. Lås opp skjulte kontanter fra balansen . Det er kontoer som ikke er inkludert i definisjonen av arbeidskapital, som ofte inkluderer betydelige mengder kontantbundet. Eksempler inkluderer:
   1. Opptjente inntekter. Dette er et salg som er anerkjent av selgeren, men som ennå ikke er fakturert til kunden. Det er vanligst i programvareselskaper eller prosjekter med lengre sykluser. Inntekt kan innregnes når visse ytelsesforpliktelser er oppfylt, men disse utløserne kan være forskjellige fra milepælene for fremdriftsbetalingen som gjør det mulig å fakturere kunden. Disse tidsforskjellene skal avta og strømme over en konjunktursyklus, men en økende påløpt inntektsbalanse krever nærmere analyse.
   2. Forskudd. Dette er betalinger som gjøres til leverandører på forhånd for at produktet eller tjenesten blir mottatt eller brukt. Ofte er de berettigede (forskuddsbetaling av husleie er et typisk eksempel), men de kan også være resultatet av en dårlig forhandlet leverandørkontrakt.

Deretter vil jeg diskutere noen av de mer nyttige verktøyene og beregningene for kontanthåndtering som kreves for vellykket kontanthåndtering.

Ledelse av arbeidskapital

Når bedrifter vokser, begynner de vanligvis å kreve høyere nivåer av arbeidskapital for å støtte driften.

Jeg vil dele noen viktige beregninger for arbeidskapital som jeg har funnet veldig nyttige i løpet av karrieren min, og som kan gi noen tidlige advarselssignaler om at kontantproblemer kan vente.

Inventar

Inventar svinger måle hvor ofte et selskap har solgt og erstattet varelager i løpet av en gitt periode.

= Previous 12 months' sales / Average inventory (målt ved gjennomsnittet av de siste 12 månedene eller de siste 5 kvartalspoengene).

Det er viktig å se på trenden til denne beregningen over en periode. Et forverret antall (det vil si et svingnummer som reduseres) kan indikere en svekkelse av salget eller dårlig prognose for etterspørselen. Det kan også være en helt rimelig forklaring:

• Åpningen av et nytt lager for å støtte salgsvekst i et nytt marked eller en ny region;
• Et produksjonsanleggsstans som krever lageroppbygging for å opprettholde servicenivåer;
• En ny produktintroduksjon som krever lageroppbygging for å støtte lanseringen.

Et viktig element i styring av lager er sammensetningen av nøyaktige salgsprognoser som mates inn i produksjons- og forsyningskjedeteamene for produksjonsplanlegging og materialkjøp.

Krev prognosens nøyaktighet måler variasjonen i reell etterspørsel versus prognostisert etterspørsel uttrykt i prosent. Det er tydelig at det er utfordrende å forutsi kundebehov 100% riktig, men oppmerksomhet på denne beregningen hjelper med å kontrollere produksjonen av overflødig lagerbeholdning (eller minimerer risikoen for manglende kundeservice). Hvis etterspørselsvarselens nøyaktighet ikke blir adressert, fører det potensielt til langsomt og foreldet lager som til slutt fører til avskrivninger.

Det er en utfordring for selv de mest vellykkede selskapene å finne en balanse mellom å ha nok lager for å opprettholde eksepsjonelle servicenivåer og samtidig unngå risikoen for overflødig lagring. Et nylig eksempel er et problem som Micron Technologies (MU) står overfor, som er avhengig av DRAM- og NAND-salg for det meste av inntektene. Da skykunder jobbet gjennom en mengde lager i møte med prisøkninger, ble Micron igjen med vesentlig mer lager og forventet en nødvendig korreksjon over noen få kvartaler.

Tilsvarende gjennomgikk Nike i 2016 en uoverensstemmelse mellom varelager og etterspørsel, og bemerket under konferansesamtalen: ”Når vi går inn i neste kvartal, forventer vi tydeligvis å være i overkant av lagerbeholdning gjennom fabrikkbutikkene våre og gjennom utvalgte tredjeparts verdikanaler . ” Dette endte med å forårsake en betydelig degradering i bruttomarginen.

Fordringer

Mottaker dager utestående salg (DSO) er et mål på antall dager det tar et selskap å samle inn betaling etter at et salg er gjort.

= Accounts receivables balance / Previous 12 months' sales * 365

Som med varebeholdninger er det viktig å se på denne beregningen over tid. Et forverret antall (det vil si et DSO-nummer som øker) betyr at selskapet tar lengre tid å omsette salg til kontanter, noe som kan skyldes flere grunner - det vanligste er at kunder tar lengre tid å betale fakturaene. En høy DSO kan signalisere et problem med kontantstrøm på grunn av den lange perioden mellom salg av et produkt og den tiden selskapet faktisk mottar kontanter. Flere vanlige årsaker til en utvidende DSO inkluderer:

• Samlingsavdelingen fungerer ikke som den skal;
• Kreditt utvides til kunder som ikke er kredittverdige;
• Selskapet har økt kredittvilkår til noen eller alle sine kunder - for eksempel fra 30 dagers kreditt til 45 dager. Dette kan være et forsøk på å øke salget eller svare på konkurrentens kredittvilkår;
• Selskapet vokser inn i nye markeder der kredittvilkårene er betydelig høyere. I Europa er det for eksempel ikke uvanlig at kredittvilkårene varierer fra land til land. Nord-europeiske land som Tyskland har en tendens til å ha kortere kredittvilkår (30-45 dager), mens sør-europeiske land som Italia vanligvis har lengre vilkår (90 dager er ikke uvanlig). Et tysk selskap som har vekst i Italia kan derfor se at DSO-er øker utelukkende på grunn av geografisk miksing.

I de to siste eksemplene ovenfor er utvilsomt økningen i DSO-er resultatet av en bevisst beslutning tatt av selskapet (å øke kredittvilkårene til kundene og å vokse til et nytt marked med høyere kredittvilkår). Det andre eksemplet kan tilskrives kundenes atferd, og det er grunnen til at det ofte måles en beregning av ytterligere fordringer for å utfylle DSO.

Forfalte (eller forfalte) fordringer , uttrykt i prosent.

= Value of receivables outstanding that are past their due date / Total receivables

Ethvert beløp på forfalt fordring fortjener oppmerksomhet, men nok en gang er det viktig å identifisere om det er en trend som utvikler seg. En økende mengde forfalt gjeld, på den ene siden, kan rett og slett peke på manglende fokus i selskapet, men på den andre kan indikere en kunde i økonomiske problemer eller et helt marked som begynner å oppleve en kredittkris.

I et interessant stykke forskning, Sageworks analyserte de bransjene som venter på det lengste som skal betales i USA.

Bransjer som venter lengst på å bli betalt

Dette jives absolutt med min erfaring. De lengre syklusvirksomhetene jeg har jobbet i, for eksempel olje og gass i GE og Orica Mining Services, hadde en tendens til å ha høyere nivåer av forfalte fordringer. For olje og gass så vel som gruvedrift skyldes dette (1) høy kundekonsentrasjon, (2) høy fakturaverdi, som ofte er knyttet til levering av store deler av maskiner eller produkter, og (3) tvister som i stor grad påvirker DSO, da fordringer er mindre detaljerte. Imidlertid forsterker denne statistikken viktigheten av en proaktiv tilnærming og åpne kommunikasjonslinjer med kunden.

Bedrifter vil være oppmerksomme på å utvide for sjenerøse betalingsbetingelser til kunder, da 'til slutt vil de ekstra finansieringskostnadene som leverandører pådrar seg fordi de ikke blir betalt, raskt jobbe seg tilbake til høyere priser for forbrukerne [kunder],' ifølge V.G. Narayanan , Sjef for enhet for regnskapspraksis ved Harvard Business School.

Avsluttende kommentarer

Flertallet av analysen av selskapets økonomiske resultater fokuserer på resultatregnskapet - omsetningsvekst, bruttomarginer, driftsmarginer, EBITDA, EPS, men det er viktig å ikke glemme to mye brukte slagord: 'kontanter er konge' og 'inntekter er forfengelighet , overskudd er sunn fornuft, kontanter er virkelighet. ”

Vellykkede kontanthåndteringsstrategier vil bidra til å skaffe midler til å investere i vekst, betale ned gjeld og returnere penger til eiere og aksjonærer, og bør dermed prioriteres og forstås av alle deler av en virksomhet, ikke bare finansfunksjonen.

Forstå det grunnleggende

Hvordan kan kontanthåndteringen forbedres?

Kontanthåndtering kan forbedres ved å introdusere relevante arbeidskapitalberegninger i virksomheten din og sikre at de er innebygd i hele organisasjonen, unngå å bruke leverandørene dine som et bankanlegg, evaluere finansieringsalternativer for arbeidskapital og låse opp skjulte kontanter fra balansen.

Hva er kontanthåndteringsteknikker?

Det er viktig å sørge for at virksomheten din analyserer kontanter og produserer en prognose på en ukentlig regelmessig basis. Det er viktig å forstå forskjellene mellom selskapets fortjeneste og kontantstrøm. Det er gode grunner til at de kan variere, men over tid bør overskudd tilsvares kontanter.

Hva er elementene i effektiv kontanthåndtering?

Det første elementet i en effektiv kontanthåndtering er konstruksjon og forståelse av virksomhetens kontantstrømoppgaver. Relevante beregninger for arbeidskapital, som for eksempel beholdning og fordringer, kan deretter markere problemer og tillate korrigerende tiltak.