Verdien av en økonomidirektør for et ungt selskap er ganske et konkurransedyktig og opphetet tema. Mange hevder at de er unødvendige 'tilleggsprogrammer' og at et lite kunnskapsrikt og godt trent økonomiteam kan oppfylle virksomhetens behov. På den annen side gir økonomidirektører et dypere og mer strategisk perspektiv som kan hjelpe bedrifter med å forberede seg på fremtiden og optimalisere sin nåværende virksomhet.

Den viktigste delen av saken er at selv om økonomidirektører legger til betydelig større verdi enn et juniorfinansieringsteam, er de ofte veldig dyre.

For at en bedrift skal kunne navigere i dette dilemmaet, må den først forstå hvilke roller, behov og veier den vil møte underveis. Til slutt vil de mest vellykkede virksomhetene vokse ut av de første regnskapsmedarbeiderne og trenger stor dybde i rollene etter hvert som antall dimensjoner i økonomifunksjonen øker. Hvis de forstår hva de endelige behovene deres vil være på forhånd, vil det være mange måter bedrifter kan sikre risikoen på og få det de trenger, når de trenger det, uten å forplikte seg økonomisk.

Det store spørsmålet er kanskje ikke hvor lenge du kan overleve, men hvor snart vil du begynne å tjene på bidragene fra en eksepsjonell økonomisk leder. I mer enn 15 års erfaring som direktør og økonomikonsulent har jeg lært at den beste måten å bedømme om et selskap skal ansette en økonomidirektør eller ikke er ved å vurdere hvor de står i form av 'behovshierarki.', Som jeg vil forklare nedenfor. Følgende analyse vil hjelpe virksomheten din med å identifisere hvor de er i dette hierarkiet og kan være en guide for å ansette ansatte som best passer deres nåværende behov, og hvordan du kan gå til neste nivå.

Hierarkiet av behov så vel som 'Maslows behovshierarki' sier at en bedrift har et hierarki med behovsstyring. Disse gjenspeiles i følgende tabell.

Jo mer grunnleggende behovene er, desto mer grunnleggende er ferdighetene som trengs for å møte dem. Etter hvert som behovene utvikler seg, gjør også ferdigheter, samt kunnskapen som kreves for å dekke disse behovene. Grunnleggende behov er administrative og kan dekkes med teknisk opplæring, men avanserte behov trenger en strategisk komponent som best oppfylles av noen med omfattende forretningserfaring.

Forretningsbehov vokser til forskjellige priser basert på industri, markedsmuligheter, ambisjoner og ressurser. Et behov kan ikke oppfylles hvis et tidligere behov ikke er oppfylt.

Nivå 1: Forhandle

Det mest grunnleggende behovet til en bedrift er muligheten til å utføre transaksjoner. Med dette mener jeg å kjøpe og selge produkter og tjenester, og lage forbindelser.

Grunnleggende transaksjoner krever at du holder en grunnleggende oversikt - det jeg kaller regnskap sjekkhefte . Dette kan gjøres av alle i virksomheten og krever ikke forkunnskaper innen økonomi eller regnskap. Det forutsetter vanligvis en virksomhet som bare registrerer transaksjoner i sjekkheften og deretter bruker endringen i åpnings- og avsluttende balanse for å bedømme dens økonomiske helse og suksess.

Fordelene med regnskapssjekkboken er tydelige: den er billig og krever minimal innsats. Det kan gjøres raskt og krever ikke spesialisert personell. Bedrifter som nettopp har startet er de som kan være tilbøyelige til denne typen aktiviteter, noe som gir mening. Imidlertid, selv om det er grunnleggende transaksjoner, er mange bedrifter i alvorlige problemer fordi de har gjennomført transaksjoner uten å ha fullført å bruke en regnskapsbok til å bruke “ekte” regnskap.

En bedrift som nettopp har startet kan oppdage at den kan holde seg flytende ved å operere på denne måten, men den er ikke bærekraftig for enhver bedrift som ønsker å overleve på lang sikt, langt mindre utvikle seg.

Nivå 2: Hold oversikt

Ekte regnskapssentre rundt behovet for å få utført en korrekt oversikt over transaksjoner, og dette kan utføres av en 'bokholder', eller etter hvert som kompleksiteten i transaksjonene øker, en regnskapsfører. En eier kan absolutt oppfylle dette behovet etter hvert som tid og ferdigheter tillater det, men må ta hensyn til kostnadsmulighet å gjøre slik.

Bokholderens rolle er å registrere all aktivitet fra transaksjonskilder, for eksempel banksaldoer og varelager. Vanligvis krever en bokholder tilsyn av en ekstern regnskapsfører eller bedriftseieren. Bedre fleksibilitet oppnås ofte ved å bruke en outsourcet ekstern regnskapstjeneste, men krever mer kommunikasjon og gjennomgang.

Mens en bokholder og regnskapsfører er fokusert på å registrere historiske transaksjoner og aktiviteter med varierende grad av nøyaktighet og samsvar, skiller en regnskapsfører seg fra en bokholder i det faktum at de er opplært til høye standarder for mer profesjonell ytelse. Denne opplæringen gir dem mulighet til å sikre at fullførelsen og tidspunktet for den økonomiske aktiviteten er registrert riktig. Kontoer utarbeidet av regnskapsførere bør være krav fra et selskap som en dag vil søke finansiering utenfor.

Jeg har nylig jobbet med en klient som ikke bare hadde en veldig god oversikt over GAAP (Generelt aksepterte regnskapsprinsipper) for en startende virksomhet, men også overrasket meg ved å ha en ganske komplett katalog over alle hans kontraktsforpliktelser. Selv om det ikke var mange, var grunnleggeren en finansdirektør, og han visste at når det var på tide, ville långivere og investorer kreve massedekning av alle kontraktsforpliktelser. Ved å registrere dine kontraktsmessige transaksjoner tidlig, er du på en bedre måte å til slutt skaffe kapital.

For virksomheter som ønsker mer tilsyn uten betydelig høye kostnader, er det ofte fornuftig å bruke en ekstern ressurs til periodisk å gjennomgå bokholderens arbeid, spesielt hvis lederen, i motsetning til min klient, ikke har regnskapserfaring. Dette kan inngå i skatteforberedende arbeid eller av en Finansdirektør beholdt fraksjonelt .

Heldigvis for kostnadsbevisste selskaper har muligheten til å fange transaksjoner endret seg betydelig i det siste tiåret; verden er ikke lenger en der data håndteres manuelt. Mye av dette har blitt erstattet av programvare og andre IT-ressurser, og dette har selvfølgelig implikasjoner i kostnadene ved å drive en virksomhet (poenget er at programvare erstatter menneskelig arbeidskraft til lavere kostnader).

Generelt kan bedrifter som fremdeles er på dette nivået i hierarkiet av behov komme unna med å ikke ha en finansdirektør. Til slutt er hovedkravet bare en korrekt styring av transaksjoner utført av virksomheten. Siden denne oppgaven fremdeles er ganske grunnleggende og kan utføres av en hvilken som helst utdannet arbeidstaker innen samme firma, eller av en deltidsansatt, vil den helt sikkert ikke kreve tjenester fra en mer dedikert og erfaren økonomidirektør.

The Fintech Illusion

Etter hvert som økonomiske og operasjonelle data hentes fra mange kilder til vertsbokføringssystemer, har fokus flyttet fra å legge inn data manuelt til å sikre kvaliteten på disse dataene og hvordan de fanges opp.

Imidlertid, når de ikke implementeres riktig, kan disse programvarene villede bedrifter til å tro at bare fordi dataene er i systemet, er de riktige, mens de faktisk ikke er det.

På mange måter er adopsjonen av Fintech blitt den nye regnskapsbok for noen virksomheter - regnskapsdataene er kvitteringsboksen i systemet, men gir ikke verdi.

Som et resultat må regnskapssystemer og operasjonelle grensesnitt installeres av noen med god forståelse av regnskapsprinsipper. Quickbooks, en av de mest populære regnskapsprogramvarene, hva sa du: “Når virksomheten din - og inntekten din - vokser, kan det å administrere økonomien bli en oppgave du ikke har tid eller kunnskap til. Spesielt når det gjelder å unngå juridiske spørsmål, er regnskapsførere ofte verdt tiden sin i gull. '

Dette er en tid der det vil være fornuftig for et selskap å involvere en finansiell konsulent for å sikre at applikasjonene er riktig integrert, og at det er organisert regler for å sikre at bruken av applikasjoner støtter finansiell rapporteringsfunksjon.

Et annet selskap som jeg nylig har konsultert med, trengte å fikse feil implementering av programvare for lagerlokalisering. Selskapet hadde opplevd betydelig vekst i løpet av de første fire årene, men hadde ikke klart å fastsette tidsplaner for skatter og avgifter. Dette resulterte i feil rapportering av en rask økning i merverdiavgift over flere år.

Jeg jobbet med å fikse denne implementeringen og levere riktig retur. Dessverre overskred kostnadene for bøter og renter i mange måneder den faktiske skyldige momsen. Ved å fikse implementeringen ble andre forbedringsmuligheter identifisert og anvendt, og klienten kan nå rapportere lønnsomhet i sanntid etter produktlinje gjennom deres regnskapssystem. Den har også brukt dette til å gjøre justeringer av produktmiks og spare selskapet for betydelige summer.

Likevel fungerte prosjektet som et godt eksempel på potensielle problemer knyttet til Fintech. Selv når et IT-basert økonomisystem er riktig koblet til, vil det kreve regelmessig gjennomgang av regnskapsdata og ordninger. Disse aktivitetene krever ikke bare god forståelse av regnskap, men også evnen til å assimilere driftsdata i finansielle poster.

Nivå 3: Tillitsdekning

Når transaksjoner blir riktig berettiget, kan en bedrift begynne å rapportere om virksomheten til den virksomheten. Nøkkelen her er at rapporter begynner å ta form av virksomhetsområder (f.eks. Salgsavdelingens inntekter og kostnadene) eller spesifikke forretningsoppgaver (f.eks. Kundeservice), i motsetning til å bare rapportere bare forretningstransaksjoner (f.eks. Inntekt) .

Igjen, FinTech er laget for å gjøre hele rapporten rimeligere og robust enn noen gang før. Handelshøyskoler har utviklet seg de siste årene for å sikre sine kandidater med en sterk forståelse av Fintech og dets utallige applikasjoner. Til og med kurs dedikert til det De har dukket opp overalt

Når det er sagt, er det viktig å vite hvordan rapportene vil bli brukt før du innfører et rapporteringssystem. Selv om nøyaktighet alltid er påkrevd, trenger ikke rapportering for interne formål kontaktes og gjennomgås på samme måte som rapporter som brukes til eksterne formål. Avhengig av hvordan aktiviteten er fanget, kan rapporter presenteres på mange måter, men alltid med advarselen: 'Papirkurv = Papirkurv ut.'

Hovedformålet er å kommunisere transaksjonsinformasjon på riktig nivå for det aktuelle publikummet. Hvis dette kan oppnås av bokholderen eller regnskapsføreren, er jobben din ferdig. Hvis ikke, vil virksomheten trenge noen som på riktig måte kan gjøre regnskapsinformasjon om til meningsfull kommunikasjon.

Et veldig vanlig problem som jeg regelmessig ser i de innledende trinnene i forskjellige virksomheter, er at de bruker forskjellige systemer som kilder for rapportene sine, og som et resultat er de aldri sikre på om de har fanget inn dataene i disse rapportene riktig.

Å ikke ha en enkel datakilde fører til å fange mindre enn 100 prosent av det som var ment, eller i noen tilfeller til og med å duplisere mer enn 100 prosent av den rapporterte aktiviteten. Vellykket rapportering bør være streng, spesifikk og fullstendig, spesielt hvis disse tidligbedriftene forbereder seg på å gå opp i serie A-finansiering.

Det er vanligvis på dette stadiet at en finansdirektør blir mer relevant i hierarkiet av behov. Når alt kommer til alt, må du ta dypere innsikt og skjønnhet for å ta transaksjonsregistreringer, kutte dem og kutte dem for å begynne å tilfredsstille og veilede den daglige virksomheten. Imidlertid er et ganske vanlig alternativ her å søke hjelp fra en deltid utenfor CFO. I min erfaring Dette er grunnen til at jeg engasjerer meg i virksomheten, og det er også der jeg finner ut at jeg kan begynne å gi mer verdi .

Finansielle rapporter: formål eller midler?

Hver bedriftseier som har hatt en haug med økonomiske rapporter på hendene gitt av regnskapsføreren, vil fortelle deg at disse alene er frustrerende og av liten verdi. I mange tilfeller skaper de tvetydighet for eieren og gjør jobben deres mer komplisert.

Å ha rapporter alene er ikke det endelige målet, da de burde være et middel til å forstå økonomisk aktivitet. For eksempel er det ikke nok å vite at den endelige pengeposisjonen i inneværende periode endret seg med et visst beløp hvis du ikke kan identifisere hvilke aktiviteter som førte til endringen.

Tidligere i karrieren jobbet jeg med en klient som ikke forsto at det å være sesongbasert virksomhet forårsaket betydelige svingninger i behovet for arbeidskapital mens kundefordringer og lagerposisjoner vokste i toppperioder. Bokholderen deres ga dem rapporter om penger, men uten noen forklaring. Jeg jobbet med dem for å identifisere beregninger som lagervolum Y ventende salgsdager at de kunne overvåke for å gi en bedre refleksjon av hvordan virksomheten hadde det, og hvordan det hjelper å forutsi fremtidige pengeposisjoner.

Som jeg nevnte tidligere, tjener rapporter opprettet for eksternt bruk et annet formål enn å administrere rapporter opprettet for internt bruk. Hvis de ble opprettet for internt bruk, er det virkemidlet virksomheten lærer om aktivitetene dine og oppdager muligheter til å iverksette tiltak.

Det er mer sannsynlig at en virksomhet vil vokse oppover når rapporter genereres av en person som er dyktig til å analysere og tolke økonomiske data i rapportene. Denne personen kan identifisere når standardrapporter trenger mer detaljer og kan lage ad hoc-analyser når det er fornuftig. Å vite når du skal ta dette til neste nivå og hvordan du gjør det kommer bare med erfaring.

Spesielt raskt skiftende virksomheter har ikke råd til å ignorere tolkningen av informasjonen i finansielle rapporter. Faktisk bør de stole sterkt på dem (og ting som dashboards eller KPIer) for å navigere dette stadiet med letthet. Men lage meningsfulle dashboards Det er ikke så enkelt som det høres ut, det krever en forståelse av hvilke faktorer som driver virksomheten og hvilke signaler de sender. Noen KPI-er kan være rent økonomiske der andre kan være en blanding av økonomiske og operasjonelle data. En erfaren finansleder vil vite hvordan man kan samle inn denne informasjonen eller lede andre til å gjøre det samme.

Nivå 4: Økonomisk planlegging

Med en nøyaktig oversikt over historisk aktivitet og analyse av faktorene som påvirket suksesser og fiaskoer, kan en bedrift bruke den innsamlede informasjonen til utvikle økonomiske spådommer . Som ordtaket sier: 'du kan ikke vite hvor du skal før du vet hvor du har gått.'

Prosessen med å lage spådommer er ingenting som trinnene for registrering av regnskapsaktiviteter og krever et annet sett med verktøy og ferdigheter.

Bedrifter med raskt skiftende forretningsmodeller drar mye mer nytte av vanlige spådommer, og igjen bør de ikke hoppe over dette trinnet. Jo raskere virksomheten endres, jo større er risikoen forbundet med ikke å planlegge, og desto større er behovet for hyppigere oppdateringer om fremdriften mot planen.

En ideell prognose ville være rullende prognose og du bør alltid projisere 12 måneder når som helst; Dette gjelder spesielt for sesongbedrifter. Prognosen skal omfatte tre regnskaper: resultat og tap, kapitalkostnader og pengestrømmer. Ledelse kan deretter samarbeide med resten av virksomheten for å sikre at den har tilstrekkelige ressurser til å møte sitt behovsbaserte mål. Økonomiteamet søker å skalere forretningsressurser for å svare på planleggingsbehov med ikke mer og mindre enn det som er nødvendig, slik at muligheter og / eller ressurser ikke blir kastet bort.

Bedrifter som er på dette nivået i hierarkiet av behov vil helt sikkert trenge en finansdirektør. Som nevnt ovenfor kan en CFO på deltid være tilstrekkelig, men det vil være et nært samarbeid og samarbeid med ledelsen for å komme med meningsfulle og forhåpentligvis nøyaktige økonomiske prognoser.

Nivå 5: Strategisk samarbeid

Bedrifter som ønsker å kontinuerlig vokse og forbedre seg, vil også forvente det beste fra økonomistyringsteamet. Det ultimate sluttproduktet til økonomistyringsteamet er strategisk samarbeid, der økonomifunksjonen samarbeider med andre områder av virksomheten og er en integrert del av den strategiske økonomiske prosessen . Dette kan bare oppnås når virksomheten forstår hvor den har vært og hvor den vil hen.

Den strategiske visjonen inkluderer langsiktige prisbeslutninger, scenarioanalyse, internasjonal ekspansjon, oppkjøpsbeslutninger og mange andre beslutninger på høyt nivå. Strategisk samarbeid er resultatet av assimileringen av nye grenser i virksomhetens langsiktige mål.

En sesongbasert finansleder som kan samarbeide med bedrifter for å lage levedyktige økonomiske strategier er et must på dette stadiet. .

Velg 'Lean' Finance

I dagens forretningsmiljø viser magre organisasjoner at bedrifter med riktig økonomisk disiplin kan oppnå betydelige resultater med færre ressurser enn det en gang var mulig.

Ordtak Av Christian Gheorghe, administrerende direktør i Tidemark, “Selv en finansiell profesjonell på mellomnivå kan flytte organisasjonens planleggings-, budsjett- og prognoseprosesser utover Excel-regneark, slik at ledere kan ha de dataene og analysene som trengs for å forstå disse scenariene. Der de lurer på' hva om ' , og kunne bruke prediktiv analyse og prognoser '.

Ved å øke arbeidsstyrkens interesse og økonomiske ressurser, er virksomheter med høy vekst mer smidige og bedre til å svare på endrede forretningsforhold. Mens FinTech har begrensninger, blir en flott tilrettelegger . For eksempel gir det virksomheten muligheten til å omfavne eksternt arbeid som gjør at den kan beholde en høy kvalitet på talent til en lavere kompensasjonspris. Programvaren som administrerer regnskap og økonomi, støtter mye bedre bruk av outsourcede servicesentre.

Samarbeidsteknologi har gjort det enkelt for bedrifter å tåle å ansette heltidsressurser og fortsatt har tilgang til et stort globalt utvalg av talentfulle individer. Bedrifter kan nå engasjere fraksjonelle økonomidirektører og rådgivende styrer, og ansette en CFO på heltid senere, slik at de samtidig kan nå sine mål og oppfylle deres behov for mer sofistikert økonomisk ledelse.

Når det er sagt, ettersom visse mål nærmer seg, er en sesongbasert finansleder som kan lage en levedyktig økonomisk strategi et must. Dette gjelder spesielt når en bedrift prøver å vokse med stormskritt gjennom en rekke eksterne økonomiske runder. Mens rådgivere, VC og konsulenter kan sette et selskap gjennom de tidlige investeringsstadiene, kan det å vente for lenge føre til at en finansdirektør ikke har nok tid til å lære seg virksomheten før aktiviteten før IPO begynner.

Å finne den rette økonomidirektøren som vil være med på eventyret kan ta litt tid. Paul Holland i Foundation Capital sa Det er ikke uvanlig at det tar flere måneder å finne og ansette en CFO av høy kvalitet. Den ideelle estimerte tiden for å kunne ansette denne økonomidirektøren er mellom 12 og 18 måneder før børsintroduksjonen ”.

En annen utfordring for selskaper uten økonomidirektør i dette miljøet er å holde styr på regelverket. For eksempel når ASC606 blir utført, vil bedrifter med eksterne investorer være pålagt å rapportere inntektene sine annerledes enn de tradisjonelt gjorde.

Avslutningsvis, selv om ansettelse av CFO ikke trenger å være en topprioritet i de innledende stadiene av et selskaps livssyklus, er det nødvendig at en CFO skal håndtere de voksende behovene til virksomheten hvis virksomheten fortsetter å vokse like mye som ambisjonene. ...

Fem spørsmål å stille når du bygger en økonomifunksjon

Her er noen viktige spørsmål som en bedrift bør vurdere å ansette regnskaps- og økonomistaben:

• Leter du etter investorer utenfor? I så fall er det viktig at du setter riktig regnskapsprosess og standard på plass så snart som mulig.

• Endres virksomheten din raskt? En historisk fokusert transaksjonsholdning vil være begrenset i dens evne til å identifisere muligheter og trusler. I tillegg, hvis virksomheten endres, kan også regnskapsprosessen.

• Hvor mye økonomistyring har du og hvor mye tid kan du bruke på det? Selv om du er dyktig med regnskap og økonomi, er hver time du bruker i økonomi minst en time du ikke kan bruke på å gjøre det du gjør best.

• Hvor mange økonomiske reserver kan du ha klare i tilfelle overraskelser? Med mindre synlighet og planlegging kan overraskelser bli hyppigere og større. Du trenger større reserver av penger.

• Hvor kompliserte er operasjonene dine? I likhet med maskiner og omtrent alt annet, jo mer kompleks din virksomhet og økonomi er, desto mer erfaring og dyktighet trenger virksomheten din for å tilstrekkelig administrere, rapportere og planlegge.